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Vol et fraude dans l'entreprise

Les petites et moyennes entreprises (PME) sont parfois plus vulnérables à la fraude car il y a souvent moins de mécanismes de contrôle !

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La fraude se divise en trois grandes catégories :

  • Détournements de fonds;
  • Corruption;
  • Documents frauduleux.

Voici 10 règles de base qui vous sont proposées par la Chambre des notaires du Québec.

Règles de prévention du vol et de la fraude dans l'entreprise :
1. Avoir une convention écrite
2. Choisir de bons employés
3. Établir des règles de tolérance zéro
4. Garder l’œil ouvert
5. Avoir une bonne comptabilité
6. Gérer la marchandise et les équipements
7. Avoir des systèmes de sécurité
8. Contrôler les accès
9. Gérer l’accès aux données
10. Gérer les lignes téléphoniques

La convention écrite

Le vol et la fraude entre associés existent plus souvent qu'on ne le pense. Vous avez un ou plusieurs partenaires ? Mettez par écrit les conventions de votre entente. Voici une liste des points à inscrire dans votre convention.

LA CONVENTION DE PARTENARIAT

  1. Identification : nom et adresse de l'entreprise (adresse complète, numéros de téléphone et de télécopieur, site Web); nom et adresse des partenaires.
  2. Objet : description du genre d'entreprise et des travaux, produits ou services offerts; détails en annexe si nécessaire.
  3. Durée : date d'entrée en vigueur et de fin de l'entente.
  4. Obligations : titres et responsabilités de chaque partenaire à l'égard de l'entreprise, des travaux, produits ou services.
  5. Représentants : nom des chargés de projet et autres mandataires (personnes autorisées à remplacer les partenaires).
  6. Rémunération : salaires, dividendes, dépenses remboursables, conditions, mode de facturation, etc.
  7. Assurances : assurance responsabilité, assurance-vie, etc.
  8. Confidentialité : liste de ce qui est confidentiel (ex. : plan d'affaires, liste de clients) et durée de cette clause de confidentialité (ex. : jusqu'à trois ans après la fin de l'entente).
  9. Droits et propriété intellectuelle : liste des droits appartenant aux partenaires individuellement (ex. : produits développés avant l'entente) ou à l'entreprise.
  10. Modifications et restrictions : limites de la convention; généralement impossible à modifier sans autorisation écrite des parties.
  11. Résiliation : raisons permettant de mettre fin à la convention (vente, maladie grave, acte illégal de l'un des associés, etc.) et conditions (liquidation ou répartition des actifs, de la dette, etc.).
  12. Financement : répartition de l'investissement, des profits et des pertes.
  13. Signatures : identification des parties et des témoins en lettres moulées, date, lieu et signatures.
Lisez votre convention en entier avant de la signer, y compris les petits caractères ! Prenez le temps de bien comprendre toutes les clauses. Vérifiez les références de vos partenaires (clients, fournisseurs, etc.). Besoin d'aide ? Consultez un notaire spécialiste du droit des affaires. Il vous aidera à rédiger votre convention. Pour vous aider à trouver un notaire dans votre localité consultez le site de la Chambre des notaires du Québec www.cdnq.org

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Le choix du personnel

Selon une étude de Samson Bélair Deloitte & Touche, au Québec, un employé sur trois vole son employeur. Qu'il s'agisse de vols d'argent, de marchandises, d'équipements, de fournitures, de services, d'appels interurbains, de temps ou de renseignements, ils se traduisent en pertes pour les entreprises. Voici donc quelques conseils lors de l'embauche :
  • Investissez le temps nécessaire pour examiner les dossiers de candidature;
  • Recherchez des gens fiables et honnêtes;
  • Accordez une attention particulière aux personnes qui auront à manipuler de l'argent, à négocier avec vos fournisseurs ou à gérer votre marchandise;
  • Choisissez des personnes motivées qui s'intégreront rapidement. Elles auront à cŒur vos intérêts;
  • Fixez des objectifs réalistes (description de tâches, horaire de travail). Assurez-vous qu'ils conviennent aux candidats recrutés;
  • Offrez une rémunération équitable.

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La politique de tolérance zéro

Établissez des règles de conduite claires et prévoyez des sanctions.

Assurez-vous que tous vos employés les connaissent bien. Profitez d'une réunion d'équipe ou de sessions de formation pour les présenter.

Mettez en place de bons canaux de communication. Invitez vos employés à vous faire part de tout soupçon. Assurez-les que toute information sera traitée de façon confidentielle.

Demeurez à l'écoute de vos employés. Réglez sans délai les conflits.

Prévenez vos employés que vous ferez des vérifications ponctuelles sans préavis. Choisissez des secteurs tels que la comptabilité, les achats, la vente, l'expédition et la gestion des stocks.

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La gestion du personnel

En ayant l'Œil ouvert, vous saurez rapidement où intervenir. Choisissez des points de contrôle dans des secteurs ou à des moments stratégiques : réception, livraison, etc. Mettez en pratique ces quelques conseils :

Préparation de la paie - Faites effectuer la préparation et la distribution de la paie par deux employés appartenant à des équipes de travail différentes.

Comptabilité - Évitez de confier toute la comptabilité à la même personne.

Tenue de l'inventaire - Assignez à la tenue des registres des stocks un employé qui ne participe pas au décompte physique.

Vérification de l'expédition - Demandez à d'autres employés que ceux de l'expédition de rassembler les accusés de réception et les factures correspondantes.

Vérification de la vente - Faites vérifier les prix sur la facture préparée par un commis ou par le caissier par ceux qui emballent la marchandise.

Contrôle des quarts de travail - Assurez-vous que les employés qui restent après les heures de fermeture sont autorisés à le faire.

Comportement inhabituel d'employés - Méfiez-vous des employés qui insistent pour accomplir certaines tâches qui ne sont pas de leur responsabilité.

Amélioration des contrôles - Servez-vous de vos inspections périodiques pour identifier des employés de confiance. Ils pourront vous aider à améliorer les contrôles ou à superviser des tâches dans un autre rayon que le leur.

Ne vous contentez pas de congédier un employé pris à voler ou à frauder. Prévenez aussi la police.

Surveillez tout ce qui entre ou qui sort de votre entreprise, même les poubelles ! Des employés pourraient y dissimuler de la marchandise volée.

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La comptabilité

Qui veut prévenir le vol et la fraude doit voir au contrôle rigoureux des dépenses et des rentrées. Voici quelques conseils présentés par ordre alphabétique :

Bons de commande - Ayez des bons de commande numérotés pour tous les achats.

Bons de livraison - Comparez les bons de livraison avec vos bons de commandes (idéalement numérotés) de façon à prévenir les fraudes (dédoublements, paiements frauduleux, destruction de documents). Mettez en place les mécanismes nécessaires à la vérification de la réception des marchandises.

Carte de crédit - Faites en sorte que toute dépense effectuée avec la carte de crédit de l'entreprise ait été préalablement autorisée.

Chèques - Réservez-vous l'autorisation de signature des chèques ou confiez cette tâche à une personne de confiance. Gardez vos carnets de chèques sous clé. Avant d'émettre un chèque, vérifiez les pièces à l'appui (factures, reçus).

Comptes de dépenses - Suivez de près le remboursement des dépenses. Certains employés ou associés gonflent leurs dépenses ou essaient de se faire rembourser deux fois en présentant le même reçu. Vérifiez le kilométrage autorisé.

Contrôle des dépenses - Établissez une limite (ex. :100 $) au-delà de laquelle toute dépense devra vous être soumise pour approbation.

Dépôts - Faites vous-même les dépôts. Si vous déléguez cette tâche, assurez-vous que les sommes à déposer l'ont été entièrement.

Escomptes - Approuvez personnellement toute forme d'escompte avant qu'il ne soit proposé à un client.

États bancaires - Demandez à la banque de vous adresser personnellement les états bancaires, chéquiers et autres documents. Il peut être utile de recevoir ce type de courrier à une boîte postale plutôt qu'à votre entreprise.

Factures - Suivez de près tout ce qui concerne la facturation. Utilisez un système de numérotation.

Payes - Vérifiez régulièrement les payes. L'un de vos associés ou un directeur de service pourrait autoriser des travaux fictifs et empocher les montants déclarés.

Prix - Développez une politique précise de prix de vente afin de prévenir les fraudes. Étiquetez votre marchandise. Assurez-vous que les prix demandés à vos clients correspondent à ceux de votre liste de prix. Un vendeur pourrait facturer à votre client un certain montant, produire un reçu pour une somme inférieure et empocher la différence.

Relevé des heures travaillées - Instaurez des mesures rigoureuses pour vérifier le nombre d'heures effectuées par vos employés. La falsification de ces données compte parmi les délits les plus courants.

Tiroirs-caisses - Informez-vous auprès de votre fournisseur sur les systèmes de sécurité des tiroirs-caisses. Des caméras de surveillance enregistrent les mouvements des employés et peuvent intégrer à l'image le montant, la date et l'heure de chaque transaction.

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La gestion de la marchandise et des équipements

Savez-vous vraiment où en sont vos stocks et votre équipement ? Examinez attentivement ces quelques recommandations :

Réception - Faites en sorte que tous les produits reçus soient répertoriés dans votre inventaire.

Livraison - Faites sceller les boîtes de façon à ce que les livreurs ne puissent pas les ouvrir avant la livraison chez le client.

Plaintes - Intéressez-vous aux plaintes de vos clients concernant la facturation, les pratiques de livraison ou les escomptes douteux. Vous pourriez prendre quelqu'un à voler dans votre entreprise.

Inventaire des stocks - Faites vous-même la révision des stocks périodiquement sans préavis.

Portes de livraison - Verrouillez en tout temps les portes destinées à la livraison. Lorsqu'elles sont ouvertes pour une livraison, elles devraient être sous constante supervision.

Équipements - Informez-vous auprès de votre poste de police local pour faire buriner vos équipements dispendieux ou importants. Dressez et maintenez à jour un inventaire précis de tous vos équipements de bureau avec la description, le modèle et le numéro de série de chaque article. Gardez cette feuille d'inventaire en lieu sûr.

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Les systèmes de sécurité

Avez-vous un bon système de sécurité ? C'est important. Pour décourager le vol et la fraude par vos employés ou vos associés, voici trois conseils :

1. Installez un système de surveillance vidéo dans les endroits où il y a manipulation d'argent ou de marchandise (entrepôt, magasin, tiroir-caisse, etc.). Assurez-vous d'avoir du ruban de qualité dans votre magnétoscope. Autrement, les images enregistrées rendront difficile l'identification des suspects. Les équipements numériques fournissent une image nette et précise.

2. Posez des affiches et des autocollants. Mettez-les bien en vue dans les points d'accès pour indiquer à tout le monde que l'entreprise est surveillée par un système de sécurité.

3. Ayez un bon éclairage. Pour enregistrer de bonnes images, les caméras ont besoin de lumière. Veillez à bien éclairer les endroits qui sont cadrés par vos caméras de surveillance (caisse, porte d'entrée, entrepôt, etc.) et enlevez les boîtes ou autres objets qui pourraient nuire à leur champ de vision.

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Le contrôle des accès

On entend par contrôle des accès le contrôle des clés, des codes, des combinaisons et des serrures.

Combinaisons, clés et codes d'accès - Ne donnez les combinaisons des systèmes d'accès, du coffre-fort ou du système d'alarme ou encore les doubles des clés qu'à des employés de confiance. Changez vos codes, vos combinaisons et vos serrures lorsqu'un employé est congédié ou qu'il quitte son emploi. Évitez de laisser les clés à la portée de tous.

Copies des clés - Contrôlez rigoureusement le nombre de copies de clés en circulation. Interdisez leur duplication sans votre autorisation. Notez dans un registre les dates et le nom des personnes auxquelles vous avez remis des clés, ou encore, auxquelles vous avez communiqué des informations concernant les combinaisons qui donnent accès au coffre-fort ou aux zones d'accès limité.

Départ d'un employé - Quand un employé quitte l'entreprise sans rendre sa clé, changez les serrures et modifiez les codes d'accès et les combinaisons (système d'alarme, coffre-fort, etc.).

Clés à serrure contrôlée - Renseignez-vous auprès de votre serrurier à propos des clés à « serrure contrôlée ». On ne peut pas les faire copier sans une autorisation écrite du détenteur du permis de reproduction. Elles coûtent plus cher, mais c'est un investissement profitable.

Laissez sous clé tous vos papiers importants ou confidentiels:
chéquiers, contrats, documents comptables et autres.

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La gestion de l’accès aux données

Attention aux intrus dans votre système informatique ! Pensez à l'impact que cela aurait sur vos affaires si un employé ou un associé modifiait ou détruisait intentionnellement vos données informatiques : liste de paye, analyse des coûts et des prix, codes des employés, plan de développement, stratégies de mise en marché, liste de clients, etc.

Pour contrôler l'accès à vos systèmes informatiques :

  • Commencez par doter chaque ordinateur d'un mot de passe. Faites-le changer régulièrement;
  • Rangez les ordinateurs portables sous clé dans un classeur ou fixez-les à la table de travail avec un dispositif de sécurité pouvant être déverrouillé, au besoin;
  • Faites des copies de vos données informatiques importantes. Mettez-les en sécurité ailleurs que dans votre commerce ou votre entreprise.

Par ailleurs, l'Internet prend de plus en plus d'importance en affaires. Veillez à ce que les documents qui transitent par les réseaux informatiques soient transmis de façon confidentielle et sécuritaire. Utilisez, par exemple, une signature numérique.

LA SIGNATURE NUMÉRIQUE
La signature numérique permet de protéger la confidentialité des documents à un poste de travail, sur un serveur ou sur une disquette. Elle permet aussi de protéger les documents transmis par courriel pour trois raisons :

  • le récepteur est assuré que le « document reçu » est identique au
    « document expédié » (intégrité des données);
  • l'identité de l'expéditeur est automatiquement confirmée (authentification des données);
  • le récepteur ne peut nier avoir reçu le document (non-répudiation des données).

Pour mieux comprendre comment la signature numérique peut vous aider à prévenir les fraudes, communiquez avec Notarius. Cette division de la Chambre des notaires du Québec est spécialisée en choix technologiques. Vous pouvez joindre les professionnels de Notarius aux numéros suivants : (514) 281-1577 ou 1 888 588-0011 ou encore visiter le site www.notarius.com.

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La gestion des lignes téléphoniques

Le téléphone, les télécopieurs et l'Internet sont des outils de travail nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Cependant, certains fraudeurs n'hésitent pas à en abuser à des fins personnelles (appels interurbains, consultation de sites Web, etc.). Ils vous réservent la surprise de comptes de téléphone excessifs et non justifiés.

Instaurez et communiquez clairement à vos employés des mesures strictes concernant l'usage de vos lignes téléphoniques. Limitez l'accès à l'interurbain à certains employés seulement. N'autorisez ces appels qu'à partir de vos locaux.

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