Les petites et moyennes entreprises (PME) sont parfois plus vulnérables
à la fraude car il y a souvent moins de mécanismes de contrôle !
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La fraude se divise en trois grandes catégories :
- Détournements de fonds;
- Corruption;
- Documents frauduleux.
Voici 10 règles de base qui vous sont proposées par la Chambre
des notaires du Québec.
Règles de prévention du vol et de la fraude dans l'entreprise
:
1. Avoir une convention écrite
2. Choisir de bons employés
3. Établir des règles de tolérance zéro
4. Garder l’œil ouvert
5. Avoir une bonne comptabilité
6. Gérer la marchandise et les équipements
7. Avoir des systèmes de sécurité
8. Contrôler les accès
9. Gérer l’accès aux données
10. Gérer les lignes téléphoniques
La convention écrite
Le vol et la fraude entre associés existent plus souvent qu'on ne
le pense. Vous avez un ou plusieurs partenaires ? Mettez par écrit les
conventions de votre entente. Voici une liste des points à inscrire dans
votre convention.
LA CONVENTION DE PARTENARIAT
- Identification : nom et adresse de l'entreprise
(adresse complète, numéros de téléphone et
de télécopieur, site Web); nom et adresse des partenaires.
- Objet : description du genre d'entreprise et des
travaux, produits ou services offerts; détails en annexe si nécessaire.
- Durée : date d'entrée en vigueur et
de fin de l'entente.
- Obligations : titres et responsabilités de chaque
partenaire à l'égard de l'entreprise, des travaux,
produits ou services.
- Représentants : nom des chargés de projet
et autres mandataires (personnes autorisées à remplacer les
partenaires).
- Rémunération : salaires, dividendes, dépenses
remboursables, conditions, mode de facturation, etc.
- Assurances : assurance responsabilité, assurance-vie,
etc.
- Confidentialité : liste de ce qui est confidentiel
(ex. : plan d'affaires, liste de clients) et durée de
cette clause de confidentialité (ex. : jusqu'à trois ans
après la fin de l'entente).
- Droits et propriété intellectuelle : liste
des droits appartenant aux partenaires individuellement (ex. : produits
développés avant l'entente) ou à l'entreprise.
- Modifications et restrictions : limites de la convention;
généralement impossible à modifier sans autorisation
écrite des parties.
- Résiliation : raisons permettant de mettre fin
à la convention (vente, maladie grave, acte illégal de l'un
des associés, etc.) et conditions (liquidation ou répartition
des actifs, de la dette, etc.).
- Financement : répartition de l'investissement,
des profits et des pertes.
- Signatures : identification des parties et des témoins
en lettres moulées, date, lieu et signatures.
Lisez votre convention en entier avant de la signer, y compris
les petits caractères ! Prenez le temps de bien comprendre toutes les clauses.
Vérifiez les références de vos partenaires (
clients,
fournisseurs, etc.). Besoin d'aide ? Consultez un notaire spécialiste
du droit des affaires. Il vous aidera à rédiger votre convention.
Pour vous aider à trouver un notaire dans votre localité consultez
le site de la Chambre des notaires du Québec
www.cdnq.org
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Le choix du personnel
Selon une étude de Samson Bélair Deloitte & Touche, au Québec,
un employé sur trois vole son employeur. Qu'il s'agisse de
vols d'argent, de marchandises, d'équipements, de fournitures,
de services, d'appels interurbains, de temps ou de renseignements, ils se
traduisent en pertes pour les entreprises. Voici donc quelques conseils lors de
l'embauche :
- Investissez le temps nécessaire pour examiner les dossiers de candidature;
- Recherchez des gens fiables et honnêtes;
- Accordez une attention particulière aux personnes qui auront à
manipuler de l'argent, à négocier avec vos fournisseurs
ou à gérer votre marchandise;
- Choisissez des personnes motivées qui s'intégreront
rapidement. Elles auront à cŒur vos intérêts;
- Fixez des objectifs réalistes (description de tâches, horaire
de travail). Assurez-vous qu'ils conviennent aux candidats recrutés;
- Offrez une rémunération équitable.
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La politique de tolérance zéro
Établissez des règles de conduite claires et prévoyez
des sanctions.
Assurez-vous que tous vos employés les connaissent bien.
Profitez d'une réunion d'équipe ou de sessions de
formation pour les présenter.
Mettez en place de bons canaux de communication. Invitez vos
employés à vous faire part de tout soupçon. Assurez-les
que toute information sera traitée de façon confidentielle.
Demeurez à l'écoute de vos employés.
Réglez sans délai les conflits.
Prévenez vos employés que vous ferez des vérifications
ponctuelles sans préavis. Choisissez des secteurs tels que la
comptabilité, les achats, la vente, l'expédition et la gestion
des stocks.
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La gestion du personnel
En ayant l'Œil ouvert, vous saurez rapidement où intervenir.
Choisissez des points de contrôle dans des secteurs ou à des moments
stratégiques : réception, livraison, etc. Mettez en pratique ces
quelques conseils :
Préparation de la paie - Faites effectuer la préparation
et la distribution de la paie par deux employés appartenant à
des équipes de travail différentes.
Comptabilité - Évitez de confier toute la comptabilité
à la même personne.
Tenue de l'inventaire - Assignez à la tenue des
registres des stocks un employé qui ne participe pas au décompte
physique.
Vérification de l'expédition - Demandez
à d'autres employés que ceux de l'expédition de rassembler
les accusés de réception et les factures correspondantes.
Vérification de la vente - Faites vérifier
les prix sur la facture préparée par un commis ou par le caissier
par ceux qui emballent la marchandise.
Contrôle des quarts de travail - Assurez-vous que
les employés qui restent après les heures de fermeture sont autorisés
à le faire.
Comportement inhabituel d'employés - Méfiez-vous
des employés qui insistent pour accomplir certaines tâches qui
ne sont pas de leur responsabilité.
Amélioration des contrôles - Servez-vous de
vos inspections périodiques pour identifier des employés de confiance.
Ils pourront vous aider à améliorer les contrôles ou à superviser
des tâches dans un autre rayon que le leur.
Ne vous contentez pas de congédier un employé pris à voler
ou à frauder. Prévenez aussi la police.
Surveillez tout ce qui entre ou qui sort de votre entreprise, même les
poubelles ! Des employés pourraient y dissimuler de la marchandise volée.
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La comptabilité
Qui veut prévenir le vol et la fraude doit voir au contrôle rigoureux
des dépenses et des rentrées. Voici quelques conseils présentés
par ordre alphabétique :
Bons de commande - Ayez des bons de commande numérotés
pour tous les achats.
Bons de livraison - Comparez les bons de livraison avec
vos bons de commandes (idéalement numérotés) de façon
à prévenir les fraudes (dédoublements, paiements frauduleux,
destruction de documents). Mettez en place les mécanismes nécessaires
à la vérification de la réception des marchandises.
Carte de crédit - Faites en sorte que toute dépense
effectuée avec la carte de crédit de l'entreprise ait été
préalablement autorisée.
Chèques - Réservez-vous l'autorisation
de signature des chèques ou confiez cette tâche à une personne
de confiance. Gardez vos carnets de chèques sous clé. Avant d'émettre
un chèque, vérifiez les pièces à l'appui (factures,
reçus).
Comptes de dépenses - Suivez de près le remboursement
des dépenses. Certains employés ou associés gonflent leurs
dépenses ou essaient de se faire rembourser deux fois en présentant
le même reçu. Vérifiez le kilométrage autorisé.
Contrôle des dépenses - Établissez une
limite (ex. :100 $) au-delà de laquelle toute dépense devra vous
être soumise pour approbation.
Dépôts - Faites vous-même les dépôts.
Si vous déléguez cette tâche, assurez-vous que les sommes
à déposer l'ont été entièrement.
Escomptes - Approuvez personnellement toute forme d'escompte
avant qu'il ne soit proposé à un client.
États bancaires - Demandez à la banque de vous
adresser personnellement les états bancaires, chéquiers et autres
documents. Il peut être utile de recevoir ce type de courrier à
une boîte postale plutôt qu'à votre entreprise.
Factures - Suivez de près tout ce qui concerne la
facturation. Utilisez un système de numérotation.
Payes - Vérifiez régulièrement les payes.
L'un de vos associés ou un directeur de service pourrait autoriser
des travaux fictifs et empocher les montants déclarés.
Prix - Développez une politique précise de prix
de vente afin de prévenir les fraudes. Étiquetez votre marchandise.
Assurez-vous que les prix demandés à vos clients correspondent
à ceux de votre liste de prix. Un vendeur pourrait facturer à
votre client un certain montant, produire un reçu pour une somme inférieure
et empocher la différence.
Relevé des heures travaillées - Instaurez des
mesures rigoureuses pour vérifier le nombre d'heures effectuées
par vos employés. La falsification de ces données compte parmi
les délits les plus courants.
Tiroirs-caisses - Informez-vous auprès de votre fournisseur
sur les systèmes de sécurité des tiroirs-caisses. Des caméras
de surveillance enregistrent les mouvements des employés et peuvent intégrer
à l'image le montant, la date et l'heure de chaque
transaction.
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La gestion de la marchandise et des équipements
Savez-vous vraiment où en sont vos stocks et votre équipement ?
Examinez attentivement ces quelques recommandations :
Réception - Faites en sorte que tous les produits reçus
soient répertoriés dans votre inventaire.
Livraison - Faites sceller les boîtes de façon
à ce que les livreurs ne puissent pas les ouvrir avant la livraison chez
le client.
Plaintes - Intéressez-vous aux plaintes de vos clients
concernant la facturation, les pratiques de livraison ou les escomptes douteux.
Vous pourriez prendre quelqu'un à voler dans votre entreprise.
Inventaire des stocks - Faites vous-même la révision
des stocks périodiquement sans préavis.
Portes de livraison - Verrouillez en tout temps les portes
destinées à la livraison. Lorsqu'elles sont ouvertes pour
une livraison, elles devraient être sous constante supervision.
Équipements - Informez-vous auprès de votre
poste de police local pour faire buriner vos équipements dispendieux
ou importants. Dressez et maintenez à jour un inventaire précis
de tous vos équipements de bureau avec la description, le modèle
et le numéro de série de chaque article. Gardez cette feuille
d'inventaire en lieu sûr.
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Les systèmes de sécurité
Avez-vous un bon système de sécurité ? C'est important.
Pour décourager le vol et la fraude par vos employés ou vos associés,
voici trois conseils :
1. Installez un système de surveillance vidéo dans les
endroits où il y a manipulation d'argent ou de marchandise
(entrepôt, magasin, tiroir-caisse, etc.). Assurez-vous d'avoir
du ruban de qualité dans votre magnétoscope. Autrement, les images
enregistrées rendront difficile l'identification des suspects.
Les équipements numériques fournissent une image nette et précise.
2. Posez des affiches et des autocollants. Mettez-les bien
en vue dans les points d'accès pour indiquer à tout le monde
que l'entreprise est surveillée par un système de sécurité.
3. Ayez un bon éclairage. Pour enregistrer de bonnes
images, les caméras ont besoin de lumière. Veillez à bien
éclairer les endroits qui sont cadrés par vos caméras de
surveillance (caisse, porte d'entrée, entrepôt, etc.)
et enlevez les boîtes ou autres objets qui pourraient nuire à leur
champ de vision.
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Le contrôle des accès
On entend par contrôle des accès le contrôle des clés,
des codes, des combinaisons et des serrures.
Combinaisons, clés et codes d'accès -
Ne donnez les combinaisons des systèmes d'accès, du coffre-fort
ou du système d'alarme ou encore les doubles des clés qu'à
des employés de confiance. Changez vos codes, vos combinaisons et vos
serrures lorsqu'un employé est congédié ou qu'il
quitte son emploi. Évitez de laisser les clés à la portée
de tous.
Copies des clés - Contrôlez rigoureusement
le nombre de copies de clés en circulation. Interdisez leur duplication
sans votre autorisation. Notez dans un registre les dates et le nom des personnes
auxquelles vous avez remis des clés, ou encore, auxquelles vous avez communiqué
des informations concernant les combinaisons qui donnent accès
au coffre-fort ou aux zones d'accès limité.
Départ d'un employé - Quand un employé
quitte l'entreprise sans rendre sa clé, changez les serrures et modifiez
les codes d'accès et les combinaisons (système d'alarme,
coffre-fort, etc.).
Clés à serrure contrôlée - Renseignez-vous
auprès de votre serrurier à propos des clés à «
serrure contrôlée ». On ne peut pas les faire copier sans
une autorisation écrite du détenteur du permis de reproduction.
Elles coûtent plus cher, mais c'est un investissement profitable.
Laissez sous clé tous vos papiers importants ou confidentiels:
chéquiers, contrats, documents comptables et autres.
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La gestion de l’accès aux données
Attention aux intrus dans votre système informatique ! Pensez à
l'impact que cela aurait sur vos affaires si un employé ou un associé
modifiait ou détruisait intentionnellement vos données informatiques
: liste de paye, analyse des coûts et des prix, codes des employés,
plan de développement, stratégies de mise en marché, liste
de clients, etc.
Pour contrôler l'accès à vos systèmes informatiques
:
- Commencez par doter chaque ordinateur d'un mot de passe. Faites-le
changer régulièrement;
- Rangez les ordinateurs portables sous clé dans un classeur ou fixez-les
à la table de travail avec un dispositif de sécurité
pouvant être déverrouillé, au besoin;
- Faites des copies de vos données informatiques importantes. Mettez-les
en sécurité ailleurs que dans votre commerce ou votre entreprise.
Par ailleurs, l'Internet prend de plus en plus d'importance en
affaires. Veillez à ce que les documents qui transitent par les réseaux
informatiques soient transmis de façon confidentielle et sécuritaire.
Utilisez, par exemple, une signature numérique.
LA SIGNATURE NUMÉRIQUE
La signature numérique permet de protéger la confidentialité
des documents à un poste de travail, sur un serveur ou sur une disquette.
Elle permet aussi de protéger les documents transmis par courriel pour
trois raisons :
- le récepteur est assuré que le « document reçu
» est identique au
« document expédié » (intégrité des données);
- l'identité de l'expéditeur est automatiquement
confirmée (authentification des données);
- le récepteur ne peut nier avoir reçu le document (non-répudiation
des données).
Pour mieux comprendre comment la signature numérique peut vous aider
à prévenir les fraudes, communiquez avec Notarius. Cette division
de la Chambre des notaires du Québec est spécialisée en
choix technologiques. Vous pouvez joindre les professionnels de Notarius aux
numéros suivants : (514) 281-1577 ou 1 888 588-0011 ou encore visiter
le site www.notarius.com.
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La gestion des lignes téléphoniques
Le téléphone, les télécopieurs et l'Internet
sont des outils de travail nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise.
Cependant, certains fraudeurs n'hésitent pas à en abuser à
des fins personnelles (
appels interurbains, consultation de sites Web, etc.).
Ils vous réservent la surprise de comptes de téléphone excessifs
et non justifiés.
Instaurez et communiquez clairement à vos employés des mesures
strictes concernant l'usage de vos lignes téléphoniques.
Limitez l'accès à l'interurbain à certains
employés seulement. N'autorisez ces appels qu'à partir
de vos locaux.
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